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Methoden der Zeiterfassung

Vor allem kleinere Unternehmen und Freiberufler müssen aufs Geld achten. Daher soll am Anfang ab besten alles kostenlos oder sehr günstig sein. Eine Software für die Zeiterfassung kommt daher meist nicht in Frage.

Zeitaufwändige aber kostenlose Methoden

Oftmals wird dann bei der Zeiterfassung einfach zu Zettel und Stift gegriffen. Das ist natürlich kostenlos und scheint auch auf den ersten Blick eine recht unkomplizierte Lösung zu sein. Spätestens am Ende des Monats wenn die Suche nach den Zetteln beginnt werden berechtigte Zweifel aufkommen. Diese Methode kann sehr schnell im Chaos enden. Dabei gehen Zettel verloren und somit auch Zeiten die den Kunden nicht in Rechnung gestellt werden kann.

Eine zweite kostenfreie Lösung sind Excel Tabellen. Online gibt es hierfür genug vorlagen die in das eigene Excel Programm eingebaut werden können. Die Vorlagen beinhalten in der Regel auch Berechnungen, die die Arbeitszeiten gleich addieren. Wenn allerdings Änderungen vorgenommen werden sollen, können diese die Berechnungen komplett zerstören. Diese Methode ist sehr unflexibel und wird mit der Zeit, wenn mehrere Projekte und Kunden erfasst werden sollen, sehr unübersichtlich.

Elektronische Lösungen

Wenn man bedenkt, wie viel Zeit durch die kostenlosen Methoden verloren geht, lohnt es sich vielleicht doch etwas zu investieren und eine elektronische Zeiterfassung zu nutzen. Auch hier gibt es wieder Unterschiede. Zum Einen gibt es die Client-Server Lösung. Eine Software wird beim Nutzer direkt Vorort installiert und kann dann in der Regel auch nur vom internen Netzwerk aus bedient werden.

Die weitaus bessere Lösung ist eine online Zeiterfassung. Damit kann von überall aus und jederzeit die Arbeitszeit erfasst werden. Um die Daten einzusehen sind nur ein Browser und eine Internetverbindung nötig. Meist kosten solche Lösungen 5 Euro pro Nutzer im Monat und durch die gesparte Zeit lohnt sich die Investition. Für Updates und Erweiterungen fallen keine weitere Kosten an und die Einrichtung und Nutzung ist unkompliziert und erfordert keine Einweisung.

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Vorteile von Online-Arbeit

Wer möchte es nicht: jeden Tag aufstehen wann man will und nicht wenn der Wecker klingt, am eigenen Rechner frühstücken und nebenbei E-Mails checken und danach in Pyjama an einem Projekt arbeiten. Bestimmt würden viele gerne den täglichen Weg zur Arbeit einsparen. Gedränge in der S-Bahn oder Stau auf dem Hin- und Rückweg können sogar die geduldigsten Menschen außer Kontrolle bringen. Das muss nicht so sein.  Man kann von zu Hause genau so effektiv, wenn nicht sogar besser, arbeiten. In den eigenen vier Wänden klappt einfach einiges mehr als im Büro, in dem von allen Seiten verschiedene Stimmen zu hören sind. Vor allem für Berufe, bei denen Kreativität gefragt ist, sind gute Bedingungen, wie zum Beispiel das eigene Zuhause empfehlenswert.

Der Wechsel vom Angestellten zum Freelancer ist ein großer Schritt. Manche sagen sogar, ein Schritt nur für Mutige. Ob es stimmt, muss jeder für sich selbst herausfinden. Man ist zwar selber für die Aufträge verantwortlich, von der Suche an bis zur Ausführung, aber man kann auch selbst bestimmen, an welchen Projekten und für welche Auftraggeber man arbeitet. Außerdem kommt noch die Abhängigkeit von der Konjunktur und die damit verbundene Anzahl der potentiellen Projekte dazu. Es gibt also viele positive Aspekte des Freelancings jedoch auch einige, die man leider nicht selbst beeinflussen kann.

Trotzdem entscheiden sich viele Webdesigner, Programmierer und Experten aus vielen anderen Branchen, weiter als Freelancer zu arbeiten. Als Freiberufler ist man an keinen Arbeitgeber gebunden und kann online weltweit arbeiten. Die Entwicklung des Internets und der mobilen Geräte ermöglicht die Arbeit fast überall. Problem war bis jetzt die Zeit, die man für die Suche nach neuen Aufträgen investieren musste. Heutzutage ist das jedoch auch kein Problem mehr, weil es einige Anbieter gibt, wie zum Beispiel Projektvermittlungsplattformen oder Marktplätze zur Vermittlung von Online-Arbeit, die extra für Freelancer als Zielgruppe gegründet wurden. Jeder kann sich kostenlos registrieren und sein eigenes Profil erstellen. In kurzer Zeit kommen die ersten Projektangebote in das eigene Postfach. Somit entfällt  die mühselige Suche.

In letzter Zeit ist Freelancing für viele zum eigenen Lebensstil geworden. Man trifft sich in Coworking-Spaces oder trendigen Cafes, arbeitet an eigenen Projekten und in den Pausen unterhält man sich über die Neuigkeiten aus der Branche oder dem Nightlife der Stadt. Es gibt keinen Dresscode, wie in einigen Unternehmen und jeder kann auftreten so wie er ist.

Webbasierte Anwendungen

Es gibt immer mehr Anbieter von webbasierten Software Lösungen. Dabei wird zwischen 3 verschiedenen Arten unterschieden. Es gibt die Infrastucture as a Service (IaaS), bei der die komplette Infrastruktur für die IT Hardware bereitgestellt wird. Dann gibt es die Plattform as a Service (PaaS) bei der Anbieter eine Datenbank zur Verfügung gestellt bekommen auf der sie dann die eigene Software anbieten können. Die letzte Art ist Software as a Service. Hier wird eine Anwendung online bereitgestellt. Der Nutzer zahlt dann einen monatlichen Betrag um die Software zu benutzen.

Vorteile von SaaS Lösungen
Es gibt viele Vorteile die solche SaaS Anwendungen bieten. Durch eine SaaS Anwendung können gewisse IT Kosten im Unternehmen eingespart werden, da Sachen wie Wartung und Service von dem externen Anbieter übernommen werden. Weiterhin kann eine webbasierte Software meist binnen weniger Minuten schon verwendet werden. Bei Client-Server Lösungen dauert der Einrichtungsprozess deutlich länger. Das liegt vor allem daran, dass die Cloud Lösungen standardisiert zur Verfügung gestellt werden. Da diese Anwendung online nutzbar sind, kann auch von unterwegs darauf zugegriffen werden.

Nachteile von Web Anwendungen
Es gibt allerdings auch einige Nachteile die Cloud Lösungen mit sich bringen. Zum einen ist das die permanente Internetverbindung die gegeben sein muss um die Software zu nutzen. Daher bieten mittlerweile auch immer mehr Anbieter eine Desktop Version der Software an. Außerdem ist man von dem Anbieter abhängig, denn dieser kann immer aus bestimmten Gründen das System abschalten. Vorrauf Nutzer besonders achten müssen ist die Sicherheitsvorkehrungen die der Anbieter getroffen hat. Alle Daten werden auf dem Server vom Anbieter gespeichert, da ist es wichtig, dass diese auch sicher sind.

Was Freelancer von einer online Zeiterfassung erwarten

Wie schon auf diesem Blog angesprochen, bieten online Zeiterfassungsprogramme viele Vorteile gegenüber Client/Server Lösungen, Excel Tabellen oder Zettel und Stift. Es gibt allerdings einige Features die besonders für Freelancer wichtig sind.

Das wichtigste bei einer online Zeiterfassung, ist dass es möglich sein muss, verschiedene Kunden und Projekte anzulegen. Wer sich als Freelancer selbstständig macht wird am Anfang vielleicht einen oder maximal zwei Kunden haben. Diese können noch gut mit einfachen Methode wie Zettel und Stift oder Excel erfasst werden. Sobald die Anzahl der Projekte und Kunden steigt, werden diese Methode unübersichtlich und es bedarf einer anderen Lösung. Eine online Zeiterfassung muss daher in der Lage sein, verschieden Projekte abzubilden und diese auch bestimmten Kunden zuzuordnen.

Weiterhin ist es von Vorteile wenn die Projekte noch weiter in bestimmte Tätigkeiten unterteilt werden können. Dadurch kann die Transparenz gegenüber den Kunden verbessert werden. Beim Reporting ist wichtig, dass die Daten nach einem bestimmten Zeitraum oder Projekt gefiltert werden können, je nach dem wie der Freelancer Kunden abrechnet. Es ist auch wichtig, dass sich aus den Daten Rechnungen erstellen lassen, entweder direkt mit der Software oder durch einen Export der Daten.

Es sollte auch möglich sein, verschiedene Stundensätze und Budgets festzusetzen. Nicht jedem Kunden wird der gleiche Stundensatz berechnet und mache Kunden geben auch vorab ein bestimmtes Budget vor, bzw. der Freelancer legt die Gesamtkosten bereits in seinem Angebot fest. Durch diese Funktion behält man immer den Überblick über alle Projekte.

Es kann auch nützlich sein, es dem Kunden zu ermöglichen diese Daten einzusehen, damit auch er sieht wie der Stand gerade ist. Es gibt bestimmt noch andere Features die nützlich sind, aber die wichtigsten wurde hier mal kurz erläutert. Damit sollte es leichter fallen eine Wahl zu treffen, denn es gibt doch eine Vielzahl von online Zeiterfassungsapps.

Für wen macht eine online Zeiterfassung Sinn?

Eine online Zeiterfassung kann für alle Unternehmen vieles vereinfachen. Allerdings gibt es bestimmte Gruppen, die von einer web-basierten Zeiterfassung mehr profitieren würden als andere. Dazu gehören zum Beispiel Freiberufler, Design Agenturen und Architekturbüros.

Vor allem Freiberufler müssen Ihre Zeiten akkurat erfassen, denn für sie ist Zeit gleich Geld. Sie müssen genau erfassen welche Leistungen sie für welchen Kunden erbracht haben, damit am Ende die Abrechnungen stimmen. Auch die Kalkulationen für zukünftige Projekte werden durch eine online Zeiterfassung vereinfacht.

Auch für Agenturen und Architekturbüros ist eine online Zeiterfassung eine Sinnvolle Investition. Da hier Auftrags-basiert gearbeitet wird, müssen die Zeiten nach Projekt und Kunde getrennt erfasst werden. Dazu können Projekte bestimmten Kunden zugeordnet werden und dann in unterschiedliche Leistungen unterteilt werden. Durch die vorhandenen Auswertungsfunktionen, können exakte Abrechnungen erstellt werden. Dadurch steigt die Transparenz den Kunden gegenüber. Es wird schnell ersichtlich, ob ein Projekt rentabel ist oder nicht. Es können auch Zeitfresser und Zeitbremsen identifiziert und möglicherweise behoben werden. In solchen Unternehmen müssen die Mitarbeiter oftmals außer Haus, direkt Vorort beim Kunden arbeiten und da die Software web-basiert ist, können sie trotzdem ihre Zeiten erfassen.

Wie funktioniert online Zeiterfassung?

Was ist online Zeiterfassung?
Da die online Zeiterfassung im Browser läuft, braucht es nur eine funktionierende Internetverbindung und einen Browser. Die verschiedenen Lösungen sind unabhängig vom Betriebssystem und funktionieren in allen gängigen Browsern, wie Internet Explorer, Mozilla Firefox, Google Chrome oder Safari. Es ist weder eine Installation noch zusätzliche Software notwendig. Mit einer web-basierten Lösung ist man ungebunden von Ort und Zeit. In vielen Unternehmen müssen die Angestellten auch mal außerhalb arbeiten und mit einer online Lösung können sie dann selbst dort ihre Arbeitszeiten erfassen. Es gibt auch keine Einrichtungsgebühren. Bezahlt wird pro Nutzer und Monat. Es bedarf keinerlei Einführung und Mitarbeiter können direkt loslegen.

Wie sicher ist online Zeiterfassung?
Viele Unternehmen scheuen sich eine web-basierte Lösung zu nutzen, da sie Angst um ihre Daten haben. Diese Angst ist jedoch unbegründet, da die persönlichen Daten verschlüsselt gespeichert werden und somit absolut sicher sind. Es werden auch in regelmäßigen Abständen Backups durchgeführt damit die Daten immer gespeichert sind.

Verschiedene Anbieter
Es gibt eine Vielzahl von Anbietern von online Zeiterfassung Software. Viele bieten auch eine kostenlos Testversion an, damit man sich ganz unverbindlich einen Einblick verschaffen kann. Vom Preis her liegen die meisten Anbieter sehr nah beieinander. Meist fallen um die 5€ pro Nutzer an. Für größere Teams gibt es dann Rabatte.


Die Folgen von Arbeitszeitbetrug

Arbeitszeitbetrug
Viele Firmen verwenden ein System zur Personalzeiterfassung. Das kann eine einfache Stempeluhr oder eine web-basierte Anwendung sein. Der Arbeitnehmer muss beachten, dass eine Fälschung der Arbeitszeiten im schlimmsten Falle zu einer fristlosen Kündigung führen kann.

Fristlose Kündigung bei Fälschung gerechtfertigt
Hierzu gibt es bereits diverse Gerichtsurteile, welche die Rechtsgrundlagen darlegen. Schon wenn der Verdacht einer systematischen Fälschung der Stundenzettel vorliegt, kann dem Arbeitnehmer fristlos gekündigt werden. Zu dem Beschluss kam das Arbeitsgericht Frankfurt 2008. In dem Fall hatte ein Arbeitnehmer zwei Mal eine Stunde mehr aufgeschrieben als er eigentlich gearbeitet hat. Es ist hierbei nicht von belang ob der Betrug mutwillig geschehen ist, denn allein der dringende Verdacht einer Fälschung reicht für eine fristlose Kündigung aus.

Welche Ausnahmen gibt es
Allerdings gibt es auch hier Ausnahmen, in denen erst eine Abmahnung erfolgen muss damit eine fristlose Kündigung gerechtfertigt werden kann. Wenn es sich bei der Fälschung nur um wenige Minuten handelt und kein systematischer Betrug zu erkennen ist, muss erst eine Abmahnung erfolgen. Dies geht aus einem Beschluss des Landesarbeitsgerichts Schleswig-Holstein vom September 2011 hervor.

Also Vorsicht ist geboten, vor allem bei Software die web-basiert läuft und bei der nur eine Internet Verbindung nötig ist, denn da ist es besonders einfach Fehler zu machen.